13 Essentielle Business Tools 2024

Wenn es um gute Business Tools geht, die dir das Leben leichter machen, dann hat die Suche danach meist kaum ein Ende. Es vergeht viel wertvolle Zeit und viele Tools kaufst du einfach zwei oder sogar dreimal.

Ich weiss genau, wovon ich rede 😉 Denn so suche ich mir meine Tools auch aus. Bis mich wirklich ein Tool überzeugt, das dauert und die Features müssen dann wirklich tiptop sein.

Um dir etwas Zeit zu sparen, habe ich dir die wichtigsten Business Tools hier aufgelistet. Damit hast du schon mal einen guten Grundstein gelegt für dein erfolgreiches Business. Viele der Tools kommen mit einem Gutscheincode oder sind sogar in der kostenlosen Version bereits ausreichend.

Das Wichtigste, weshalb ich dir hier auch diese Business Tools empfehle: Ich benutze sie alle auch selbst und zwar die meisten schon seit mehreren Jahren.

1. Projektplanung | CRM | Leads

Projektplanung – Business Tools

Starten wir doch ganz am Anfang, bei der Planung deines Business und deiner Produkte. Ein geniales Projektplanungstool ist Monday.com*. Glaub mir, ich habe einige ausprobiert, auch für Kundenprojekte. Von Asana, das für die Projektplanung schon ganz schön viele und gute Funktionen mit sich bringt, über Jira, das für grosse Unternehmen und Konzerne ideal ist aber ein Vermögen kostet, bis hin zu Clickup, dem kleinen Bruder von Monday.com.

Seit ich Monday.com verwende, spare ich unglaublich viel Zeit. Stell dir vor, du hast eine gut organisierte Zettelwirtschafft und denkst, du hast den Überblick. Nein! Du hast den Überblick nicht, auch wenn es sich so anfühlt.

Monday.com hat unglaubliche viele Funktionen, die dich unterstützen werden. Ich strukturiere damit beispielsweise alle meine Projekte und kann Einzelaufgaben oder auch ganze Bereiche komplett delegieren. Es gibt Assistenten-Zugänge, die du vergeben kannst, wodurch dich Mitarbeiter oder Freelancer unterstützen können.

Es ist eine Zeiterfassung mit dabei, wodurch dein Freelancer gleich getrackt werden kann. Ausserdem kannst du an jeden einzelnen Schritt Unterlagen anhängen, z.B. PDFs oder Word- und Excel-Dokumente. Darin können sich kleine Anleitungen befinden oder auch deine riesige Contentplanung für Instagram oder LinkedIn. Die Grenzen dafür setzt du dir selbst.

CRM

Monday.com* ist auch ein vollumfängliches CRM und deshalb so wichtig in dieser Liste der essentiellen Business Tools. Ich manage damit alle meine Kunden und kann sogar für meine Premiumkunden eigene Boards anlegen. Dadurch gebe ich Aufgaben direkt an die Kunden ab, wenn beispielsweise noch Texte für eine Website fehlen oder ich irgendeinen Input benötige.
Ausserdem sehen Kunden auch, welche Punkte noch offen sind. Sie können direkt in Monday.com Feedback geben. Das ist super praktisch und spart jede Menge Zeit.

Schau es dir unbedingt an. Es gibt noch viel mehr Funktionen und sicherlich auch genau das, was du benötigst.

BONUSTIPP – Gmail und Google Drive

Auch wenn du Microsoft richtig gut findest, arbeite besser mit Google Drive und Gmail. Es macht dir das Leben super einfach, da du deinen Kunden und Mitarbeitern Zugriff zu Ordnern geben kannst. So lassen sich ganz leicht Dokumente teilen, Bilder und Videos hochladen oder was auch immer du gerade brauchst.

Mit Microsoft hast du oft Probleme mit dem Zugriff bzw. benötigst kostenpflichtige Tools. Auch ist Gmail deutlich schneller in der Anbindung als Outlook. Das dankt dir dein Kalendertool beispielsweise. Aber mehr dazu dann im Kapitel Terminbuchungstools.

Leads

Für Leads benutze ich ebenfalls Monday.com*. Ich liebe die Vielfältigkeit dieses Tools. Du kannst hier ein Formular einbinden, wo sich Kunden praktisch über eine sogenannte Squeezepage (Mini-Landingpage) direkt in Mondy eintragen können. Auch kannst du selbst die Kontakte darüber leicht eintragen und die Leads können einem Vertriebler zugeordnet werden. Das lässt sich alles automatisieren in Monday.com.

2. Domain | Hosting

Ui, da starten wir hier gleich mit zwei Fachbegriffen, die dir aber sicher auch schon etwas sagen. Unabdingbar in der heutigen Zeit ist eine gute Website. Dafür benötigst du zum einen eine Domain, wie beispielsweise wandernotizen.com. Diese Domain sollte dein Angebot bzw. dein Unternehmen bestmöglich beschreiben. Wenn dein Geschäft z.B. Floristik Bern heisst, dann wäre eine Domain wie florelei.ch sicherlich ein cooles Wortspiel, aber es lässt sich schlecht merken und sagt auch nichts wirklich über dein Business aus. Ein eher langweiliges floristik-bern.ch sorgt dafür, dass direkt klar ist, um was es bei dieser Website geht.

Tipp: Wenn du ein paar gute Ideen für Domain-Namen gefunden hast, buchstabiere diese einem Freund am Telefon. Wenn er nicht nachfragt, wie sie geschrieben wird, ist das bereits ein sehr gutes Zeichen.

Des weiteren benötigst du einen Hoster, der dir den Speicherplatz für deine Website zur Verfügung stellt. Schau am besten, dass du Domain und Hosting bei dem gleichen Anbieter buchst. Das erleichtert dir die Verknüpfung von Domain zu Speicherplatz.

Ich habe seit 2015 alle meine Websites bei All-Inkl.com*, einem zuverlässigen Anbieter für Hosting und Domains aus Deutschland. Zwei riesen Vorteile sind mir bei All-Inkl.com seit 2015 aufgefallen, die ich zu schätzen weiss.

Die automatische Backup Option hat mir schon einige Male aus der Patsche geholfen. Ein Anruf genügt und ein paar Minuten später ist ein älterer Stand wieder aufgespielt. Ausserdem ist die Uptime, also die Zeit, in der die Website verfügbar und erreichbar ist bei 100%.

Wenn All-Inkl.com Wartungsarbeiten durchführt, ist das in der Regel nachts, von 2:00 bis 2:10 oder so. Das fällt tatsächlich nicht auf. Deshalb gehört All-Inkl.com mit sehr gutem Gewissen auf meine Lister der Business Tools 2023.

3. Website | Landingpages | Linktree

Mein Pro Tipp: Lass dir eine professionelle Website erstellen. Aber, wenn du dann auf eine Agentur zugehst, achte darauf, dass sie WordPress und den Page Builder Elementor* verwendet.

Warum WordPress? Der Grund ist ganz einfach. Nicht nur ist es kostenlos, sondern es ist auch das am meisten verwendete Tool um eine Website zu erstellen. Wenn du das nächste Mal auf eine Website kommst, wird es zu 90% WordPress sein, das dir alle Inhalte präsentiert.

Wenn deine Seite in WordPress angelegt ist, hast du viele tolle Plugins zur Auswahl, mit denen du nahezu jedes erdenkliche Problem lösen kannst. Ausserdem lässt sich eine WordPress Website ganz leicht für Suchmaschinen optimieren. Du musst kein SEO Profi sein. Mit einem Plugin wie YoastSEO oder Rank Math erreichst du schnell eine gute 80%-Optimierung. Das reicht erstmal aus, damit dich die Mehrheit deiner Zielgruppe im Netz findet.

Warum Elementor so wichtig ist

Den Pagebuilder Elementor verwende ich gerne weil er modern und leicht zu bedienen, das heisst leicht zu erlernen ist. Er lässt dir viel Spielraum für das Design und ermöglicht dir, dass du auch eine erstellte Website alleine betreuen und weiterführen kannst. Elementor ist nicht das günstigste Tool auf dem Markt. Allerdings bietet es dir vorgefertigte Funktionen, die dir sehr viel Zeit ersparen, sei es bei der Erstellung deiner Website oder nachher beim Schreiben deiner Blogbeiträgen und Texte. Dieser Invest lohnt sich und zahlt sich direkt aus.

Mit diesen zwei Tools, WordPress und Elementor* kannst du dir bereits eine wunderbare Website erstellen.

Landingpage

Du brauchst dafür, zumindest am Anfang, kein separates Tool. Mach es mit WordPress. Wenn du die Seite erstellst, blende einfach das Menü und den Footer aus und platziere im letzten Abschnitt den Link zu deiner Datenschutzerklärung und deinem Impressum.

Ein Zusatztool für Landingpages macht erst Sinn, sobald du sehr viel Geld in Marketing investierst und entsprechend messen möchtest, wo deine Besucher klicken. Das ist wichtig, wenn du Bezahltwerbung schaltest. Solange du nicht an dem Punkt bist, reicht es mit WordPress.

BONUSTIPP – Linktree selbst erstellen

Jeder verwendet mittlerweile einen Linktree für die Sozialen Netzwerke. Ich gebe dir einen coolen Tipp, wie du deinen Linktree selbst erstellen kannst. Lege dir auf deiner Website eine zusätzliche Seite an, bei der du Header und Footer ausblendest. Genauso wie bei der Landingpage. Anschliessend machst du eine Box drauf, wo du deine Buttons einpflegst. Schau dir gerne den Linktree von Webnomadin an und lass dich inspirieren.

Der Vorteil ist, deinen Linktree selbst erstellen kostet dich kein Geld, du brauchst keine zusätzliche Plattform, die du pflegen musst und hast alle Inhalte bei dir.

Noch ein ernstgemeinter Ratschlag am Ende des Website-Kapitels. Bitte lass die Finger von Wix.com oder Jimdo und wie sie alle heissen. Ja, du kannst damit schnell eine gut aussehende Website bauen, es sind allerdings keine professionellen Business Tools.

Aber: Diese wird kaum gefunden und du machst am Ende die Arbeit zweimal. Hast du bereits solch eine Website, schnapp dir auf WordPress.org eine kostenlose WordPress Version und gestalte die Website dort. Du wirst mir das später danken. 🙂

4. Grafiken | Logo | Vorlagen

Jetzt sind wir schon mittendrin. Du benötigst natürlich Grafiken. Da sind zum einen Vorlagen für Social Media, aber auch für deine Website oder dein Rechnungsformular. Allen voran natürlich dein Logo. Jetzt kannst du das natürlich eine Agentur erstellen lassen, das würde ich dir auch raten. Allerdings fehlen meistens am Anfang die finanziellen Mittel. Aber dafür gibt es eine super Lösung, bei der du weder Designer, noch Grafiker noch sonst irgendwie gross kreativ sein musst.

Die Lösung nennt sich Canva* und Canva ist ein 1A- Grafiktool, das zudem noch kostenlos ist und vom Desktop, Laptop und Handy bedient werden kann. Es ist eine App, die online lebt. Du musst also nichts installieren.

Du kannst unglaublich viel in kurzer Zeit selbst in Canva erledigen. Canva hat zahlreiche Vorlagen und Templates, die du nur noch auf dein Business anpassen musst.

Ein weiterer Vorteil von Canva ist, dass es das beliebteste Tool von virtuellen Assistenten (VAs) und Freelancern ist. Die meisten können damit umgehen und so kannst du Mitarbeitern direkt Zugang zu deinem Canva geben. Diese Zusammenarbeit ist wertvoll, wenn du beispielsweise Worksheets oder Workbooks erstellst, oder auch Vorlagen für Social Media. Das macht Canva zu einem der besten Business Tools überhaupt.

Ich hatte zwei Jahre einen kostenlosen Account und ich bin weit damit gekommen. Canva hat sich auch in den letzten Jahren sehr stark entwickelt. Wie gesagt, ich kenne Canva noch in den Kinderschuhen und mit vielen vielen Lücken, aber heutzutage ist es ein professionelles Grafikprogramm, mit dem du wirklich schöne Designs erstellen kannst.

In dem Pro Account von Canva gibt es übrigens eine umfangreiche Bilderbibliothek, in der du für alle Situationen das richtige Foto findest, für deine Website, deinen Instagram Kanal uvm.

Hier geht es zu einem Blogbeitrag von Webnomadin, in dem sie dir Tipps für den Start mit Canva gibt. Damit es auch gleich von Anfang an Spass macht.

Aber Achtung: Canva hat einen Haken! Es macht wirklich süchtig!!! Wenn du so wie ich bist, dann verlierst du dich schnell in all den schönen Grafiken und Bildchen. Lass dich nicht zu sehr ablenken. Gestalte dein Logo, deine Vorlagen und dann gehts weiter.

5. Terminbuchung

Der Markt für Terminbuchungstools ist riesig. Wie viele habe ich davon probiert. Es gibt einen Platzhirsch, das ist Calendly. Calendly ist ein super Tool, aber es ist auch sehr kostspielig, vor allem, wenn du Leute involvierst, die ebenfalls Zugriff haben sollen, wie Freelancer beispielsweise. Auch Youcanbookme und Appointly funktionieren sehr gut. Ich habe sehr lange Appointly verwendet. Youcanbookme kenne ich sehr gut durch einige meiner Kunden. Aber ein einziges Tool hat sich schon vor ein paar Jahren klar herauskristallisiert. Es heisst Tidycal* und davon hast du noch nichts gehört, da bin ich sicher.

Dieses Tool habe ich u.a. mit dem Hersteller “zusammen” entwickelt, weil ich dem Entwickler unheimlich viel Feedback gegeben habe und es mich viele Nerven gekostet hat, bis das Tool ordentlich gelaufen ist. Aber mittlerweile, seit gut einem Jahr ist es das mit Abstand beste Tool auf dem Markt. Fast alle meine Kunden nutzen es und ich bekomme täglich Buchungen damit.

Es kann genau das, was es soll! Es lässt deine Kunden einen Termin bei dir buchen. Nicht mehr aber auch nicht weniger. Manchmal sollen Programme einfach nur das tun, was sie sollen. Der Preis von Tidycal ist extrem fair. Wo andere Tools 25 EUR im Monat kosten, kostet Tidycal 29 EUR (einmalig, Lifetime!)*.

Mein Link führt dich in einen Shop, wo du Tidycal in die Suche eingeben kannst. Damit kommst du direkt auf das Buchungstool und kannst es kaufen. Danach lässt sich das Tool kinderleicht einrichten, mit deinem Google-, Apple-Kalender oder auch Outlook verbinden und synchronisieren und du kannst anschliessend das Tool auf deiner Website oder im Linktree platzieren.

BONUSTIPP

Der Softwareshop AppSumo* hält noch einige weitere coole Programme bereit, die teilweise 80% günstiger sind. Aber Achtung: Zeitfresser!!! Du benötigst erstmal kein weiteres Tool von dort.

6. Mitgliederbereiche

Das A und O, wenn du deine Inhalte an deine Kunden ausliefern möchtest. Ein Mitgliederbereich ist deshalb eines der wichtigsten Business Tools für dein Onlinebusiness.

Ich glaube ich habe jetzt dann jeden einzelnen Memberbereich durch, den unsere schöne Welt uns bietet. Und da sowohl die bekannten, als auch die Nischenprodukte, die niemand kennt.

Es gibt wirklich eine Vielzahl von tollen Produkten, allen voran Kajabi, der Platzhirsch. Aber auch Elopage und Coachy sind hier zu nennen. In den letzten Jahren habe meine Onlinekurse auf allen Plattformen gehostet, auch aus dem Grund, da einige meiner Kunden Mitgliederbreiche brauchen und da wähle ich dann den jeweils besten aus.

In der Reihe dürfen natürlich auch noch Builderall, als All-In Plattform nicht fehlen sowie Digimember und Member Mambo. Letzteres nutze ich zur Zeit bei einem Kunden und es macht ebenfalls einen guten Eindruck. Eignet sich aber nur für eher kleine Onlinekurse.
Meine Empfehlung kommt ganz am Schluss, Spoiler* 😉

ALL-IN | Mitgliederbereiche

Damit meine ich Mitgliederbereiche, die mehr als nur Mitgliederbereiche sind. Das sind Tools, die auch E-Mail-Marketing mit anbieten, sogar Buchungstools haben oder Landingpages zur Verfügung stellen.

Kajabi

Kajabi ist der Platzhirsch unter den Memberbereichen. Es funktioniert technisch super, aber ist leider “noch nicht” DSGVO konform und ist damit nicht ideal für den europäischen Markt. Du musst immer Umwege gehen über Drittanbieter. Kajabi ist mit knapp 200 EUR/Monat einer der kostspieligeren Anbieter.

Builderall

Hier war leider meine Enttäuschung wirklich gross. Builderall kann alles, aber auch alles nur zu 80%. Manchmal reichen ja die 80% auch (siehe oben meinen SEO Tipp z.B.). Aber wenn du professionell deine Produkte vertreiben willst, Finger weg!! Builderall entwickelt seine Plattform stetig weiter. Was wie ein Vorteil klingt, entpuppte sich als grosser Nachteil. Ständig fallen Services aus, E-Mails wurden nicht versendet oder Landingpages waren nicht erreichbar. Auch ist Builderall immer noch nicht DSGVO-konform. Dies wird seit geraumer Zeit versprochen.

Elopage

Der erste deutsche Anbieter auf meiner Liste, der somit auch DSGVO-konform ist. Mit Elopage machst du nichts falsch. Elopage kann sehr viel und bietet dir ausser eines Mitgliederereichs auch noch die Zahlungsabwicklung an, sowie Landingpages und und und. Selbstverständlich gibt es ein aber, da ich Elopage nicht mehr verwende und nicht mehr weiterempfehle.

Ich habe nach und nach immer mehr versteckte Kosten entdeckt. Eine Umrechnung von EUR in CHF wird zusätzlich verrechnet. Eine Rechnungsabwicklung kostet extra, sowie Designvorlagen. Gerade letzteres war für mich ein No-Go. Ich möchte gestalterische Freiheit haben, die ich mir kostspielig erkaufen musste.

WordPress Plugins | Mitgliederbereiche

Digimember

Du benötigst für Digimember eine zusätzliche WordPress Installation und kannst es dort als Plugin laufen lassen. Die Gebühren im Monat sind überschaubar, aber der technische Aufwand ist immens. Ausserdem wird es dadurch, dass die Technik komplett bei dir liegt, auch nicht so schnell weiterentwickelt, wie das bei anderen Business Tools ist.

Member Mambo

Dieses Tool ist absolut unbekannt. Auch hier benötigst du eine zweite WordPress Installation mit separater Domain. Aber, im Gegensatz zu Digimember kannst du es freier gestalten und es ist sehr viel simpler aufgebaut. Dadurch eignet es sich aber auch nur für simple und kurze Onlinekurse. Dennoch bin ich von der Leistung von Member Mambo begeistert. Es tut, was es soll.

Klassische Mitgliederbereiche

Das sind Mitgliederbereiche, die nur Mitgliederbereiche sind. Wie ebenfalls bereits oben bei den Terminbuchungstools erwähnt, ist es gerade für solche Tools kein Fehler, wenn sich auf die Hauptfuntion konzentriert wird. Sie müssen einfach zuverlässig funktionieren. So bekommen z.B. deine Kunden automatisch ihre Login-Daten per E-Mail zugesendet, sobald sie deinen Onlinekurs kaufen.

Coachy

Und nochmal ein deutscher Anbieter. Für Anfänger ist Coachy super geeignet. Der Slogan ist: Dein Mitgliederbereich in 6 Minuten. Und dem kann ich nur zustimmen. Meinen allerersten Onlinekurs habe ich auf Coachy gehostet. Doch leider bietet dir Coachy wenig Gestaltungsmöglichkeiten und du stösst schnell an Grenzen, wenn du Module beispielsweise zeitversetzt veröffentlichen möchtest.

Teachable

Dieses Tool bietet einen super Mitgliederbereich. Teachable ist ein Amerikaner, dementsprechend schwierig bzgl. DSGVO. Allerdings ist der Mitgliederbereich tiptop. Er ist schnell, sauber strukturiert und ich habe schon unzählige Onlinekurse auf Teachable konsumiert. Für den europäischen Markt ist Teachable leider nur bedingt zu empfehlen. Aber ich möchte diesen Anbieter hier in meiner LIste der besten Business Tools nicht unerwähnt lassen, da er wirklich vieles richtig macht.

Aber welchen Memberbereich empfehle ich denn nun?

Wenn du denkst, das waren jetzt schon alle Business Tools im Bereich Memberbereiche. Nein, es gibt einen sehr intuitiven und spannenden Anbieter auf dem Markt. Viele nennen es das deutsche Kajabi, aber mittlerweile verdient dieser Memberbereich es, beim eigenen Namen genannt zu werden.

Memberspot – Der beste Mitgliederbereich 2023

Innerhalb kurzer Zeit hast du hier bereits deinen Kurs online. Memberspot* ist wirklich super intuitiv aufgebaut. Du findest dich sofort zurecht und die Einrichtung geht echt simple. Memberspot* ist der beste Memberbereich mit klarer Struktur für deine Teilnehmer und eines der besten Business Tools 2023 für dein Unternehmen. Beispielsweise kannst du den Inhalt deines Kurses zeitversetzt freischalten, das ist vielen meiner Kunden wichtig und dir womöglich auch. Aber auch aktionsgetriggert ist möglich, d.h. erste wenn Modul 1 abgearbeitet wurde, wird Modul 2 freigeschalten.

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Ein weiterer Top-Punkt für Memberspot ist das Design. Du zahlst nicht extra für das Kurs-Design, sondern kannst über die Plattform dein Corporate Design einbinden und deine Kurse sind entsprechend deinem visuellen Branding hübsch gestaltet. Auch die Zahlungsabwicklungen sind klar dargestellt. Da es ein Deutscher Anbieter ist, bist du auch rechtlich auf der sicheren Seite. Memberspot ist natürlich DSGVO-konform.

BONUS WEBNOMADIN GRATIS VIDEOKURS

Und weisst du was? Webnomadin Helene hat mir ihre Branding Toolliste zur Verfügung gestellt. Das sind fast alle Business Tools von hier sowie zusätzlich noch einige hilfreiche Freebies. Diese Toolliste ist kostenlos und in Memberspot erstellt. So kannst du dir erstmal in Ruhe anschauen, wie der Memberbereich ausschaut und funktioniert.

Schau dir doch mal an, wie sie die Kursansicht umgesetzt hat. Memberspot ist ein professionelles Tool für deinen Mitgliederbereich. Tut aber sonst nichts. Der Entwickler konzentriert sich darauf, dass deine Kurse und Inhalte stets modern und professionell angezeigt werden und natürlich auch immer verfügbar sind. Konstant kommen neue Updates und Patches, sodass deine Inhalte und Daten deiner Mitglieder sicher und geschützt sind.

Zusatzfeatures wie E-Mail Marketing oder Kalenderbuchungen gibt es hier nicht. Aber genau das war mir auch wichtig. Ein Memberbereich soll ein Memberbereich sein und nicht noch weitere Business Tools enthalten.

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7. Zahlungsanbieter

Jetzt geht es an den Cashflow. Was wäre eine Liste der besten Business Tools ohne Zahlungsanbieter, die dafür sorgen, dass deine Kunden leicht und schnell zahlen können.

Hier gibt es im deutschsprachigen Raum nur zwei Anbieter, die für digitale Produkte sinnvoll sind und für mich in Frage kommen. Copecart* und Digistore24. Es gibt zwar noch Stripe, PayPal und Mollie, allerdings sind das reine Zahlungsabwickler und bieten nur über Umwege wie Zapier eine Verbindung zu deinem Mitgliederbereich oder E-Mail-Marketingtool.

Bei beiden Anbieter kannst du digitale Produkte verkaufen und auch direkt ausliefern lassen. Sobald du Kurse verkaufst, bekommen deine Kunden automatisch die Zugangsdaten übermittelt. Mit Memberspot* können beide Anbieter direkt verbunden werden.

Ich habe mich für Copecart entschieden, da dort neben digitalen auch physische Produkte verkauft werden können. Man weiss ja nie, was noch alles kommt.

BONUSTIPP – BUSINESS TOOLS

Du kannst übrigens bei beiden Anbietern auch ein sogenanntes Joint-Venture eintragen. Wenn du Hilfe bei der Erstellung des Kurses hattest, oder Freelancer und Mitarbeiter beschäftigst, kannst du diesen direkt über die Plattform einen Prozentsatz vergüten lassen. Voll automatisch.
Auch bieten beide Anbieter auch eine Affiliate-Option an, die du für deine Vertriebler nutzen kannst.

8. Rechnungen | Buchhaltung

Wer liebt es nicht! Rechnungen schreiben! Zumindest ist es deutlich besser als Rechnungen zahlen. =)

Es ist natürlich unabdingbar. Gerade, wenn du keinen Zahlungsanbieter verwendest. Ein Rechnungstool zu finden war für mich aber unglaublich schwierig. Ich habe jahrelang meine Rechnungen mit Google Docs geschrieben und manuell versendet. Die Schwierigkeit für mich war, ein Rechnungstool zu finden, mit dem ich Abo-Rechnungen versenden kann. Für monatliche Abrechnungen, die immer gleich sind ist das wichtig und diese Automatisierung spart dir unglaublich viel Zeit. Business Tools sollen ja schliesslich auch genau diese Zeitersparnis sein und solch eine Liste aktueller Business Tools hätte ich mir damals gewünscht.

Ich bin zunächst mit Digistore24 gestartet, das ja eher ein Zahlungsanbieter ist. Aber es versendet auch Rechnungen. Für wiederkehrende Zahlungen allerdings sind die Kosten enorm hoch. Ich habe alle anderen bekannten Rechnungsprogramme ausprobiert, aber keines hat mir zugesagt.

Nach vier Jahren habe ich dann endlich ein Rechnungsprogramm gefunden, das mir gerecht wurde. Ja, das ist vielleicht auch nicht einfach, denn meine Ansprüche waren sehr hoch.

Der Nürnberger Anbieter Billomat, von dem du wahrscheinlich noch nichts gehört hast, schickt seit 2022 für mich meine Rechnungen immer pünktlich und zuverlässig an meine Kunden.

Du musst einmal alles einrichten, inklusive deines Corporate Designs (Logo, Farben, etc.) und schon geht es los.

Anschliessend kannst du Billomat für Rechnungen, Angebote und Mahnungen verwenden. Der Workflow ist super intuitiv. Du musst kein BWL studiert haben, um damit klarzukommen. Ein praktisches Feature sind die Vorlagentexte, die du je Kunde anlegen kannst. So kannst du diese Textblöcke leicht in jede Rechnung oder jedes Angebot deines Kunden einsetzen.

Weiterhin gibt es auch Zugänge für deinen Steuerberater oder Buchhalter. Belege kannst du einfach an deine Billomat-E-Mail Adresse senden oder hochladen und sie werden dem Lieferantenaccount zugeordnet. Das ist super easy und sorgt dafür, dass du für deine Steuererklärung alles an einer Stelle hast.

Du merkst sicher, ich brenne für Billomat und muss dir dafür gar nicht die Punkte aufzählen, warum andere Programme für mich nicht in Frage kamen.

9. Newsletter

Newsletter-Anbieter gibt es wie Sand am Meer. Hier gilt eigentlich: Schnapp dir einen und zieh dein Ding durch. ActiveCampaign, Getresponse, Mailchimp und Convertkit sind wohl die bekanntesten. Aber es geht auch deutsch: Klick-Tipp und Sendinblue, nur um zwei Anbieter zu nennen.

Der Platzhirsch ist ActiveCampaign*. Dort gibt es zwar keinen kostenfreien Account wie bei den meisten meiner anderen Business Tools hier, aber mit derzeit ca. 8 EUR im Monat halten sich die Kosten in Grenzen. Dafür bekommst du einen 1A Newsletter Service mit Automation. Die grossen Coaches und Agenturen in Deutschland und der Schweiz arbeiten mehrheitlich mit ActiveCampaign. Du machst damit definitiv nichts falsch und ActiveCampaign ist auch DSGVO-konform.

Ich nutze allerdings seit einigen Jahren Brevo, ehemals Sendinblue. Einst ein Franzose, hat Brevo in 2021 Newsletter2Go aus Berlin aufgekauft. Das hatte bis dato Vorteile im Bezug auf die DSGVO, daher setze ich lieber auf eine europäische Variante. Andere Anbieter kamen erst im letzten Jahr dazu, alles rechtlich sicher in Europa zu gestalten (ActiveCampaign). Sendinblue erledigt die komplette E-Mail Automation für dich. Du kannst verschiedene Listen anlegen (Freebie 1, Freebie 2, Newsletter, Seminar 1, usw…) und kannst deinen Kunden oder Interessenten wertvolle Tipps mitteilen. Denk dran, mit einer E-Mail Liste behältst du die Kontrolle komplett bei dir und gibst die Daten nicht ab, wie bei Facebook und Instagram und co.

Brevo kannst du in der kostenlosen Version nutzen, bis 1000 Kontakte. Damit kommst du bereits ziemlich weit. Ab 1000 Kontakte ist die Premiumvariante dann locker erschwinglich. Wo Getresponse über 120 EUR im Monat kostet, liegt Sendinblue bei unter 30 EUR.

TIPP – BUSINESS TOOLS

Wenn du einen Newsletter startest, ist es sinnvoll, wenn du eine Begrüssungsserie anlegst. So lernen dich neue Abonnenten kennen. Ich mache das so, dass meine neuen Abonnenten auf eine Liste kommen und dann im Abstand von zwei Tagen insgesamt vier E-Mails bekommen, in denen ich mich und meine Produkte vorstelle. Das erledigt Brevo.com automatisch für mich.

Da einige meiner Kunden ActiveCampaign nutzen und ich damit sehr gute Erfahrung gemacht habe, empfehle ich dir hier ActiveCampaign an erster Stelle. Sendinblue ist super, aber ich bin schnell zu einem PRO Account gewechselt. ActiveCampaign bietet dir für 8 EUR im Monat bereits mehr Vorteile. Das lässt dich gleich etwas einfacher und schneller starten.

10. BONUSTIPP (UNBEZAHLBAR)

Wenn du zu einer Agentur gehst, dann nutzt sie ganz sicher ein Tool, wie ich es dir jetzt hier am Schluss noch vorstellen möchte. Somit ist der Tipp dann natürlich schon bezahlbar. Aber für dich hier bei mir dennoch kostenlos, denn es gibt ja wie versprochen auch einige kostenloses Business Tools hier.

Ich habe bereits oben im Text einmal Zapier erwähnt. Aber es gibt eine deutlich bessere, schnellere und im Endeffekt sogar deutlich günstigere Zapier Alternative.

Mit dem Tool kannst du beispielsweise Mitglieder deiner Onlinekurse in deine Newsletterliste eintragen lassen. Oder du sendest die Kontakte, die über einen Zahlungsanbieter buchen gleich in dein Rechnungsprogramm und deinen Newsletter-Service. Auch Kontakte, die du manuell irgendwo einträgst, kannst du automatisiert an andere Apps damit übertragen lassen.

Aber jetzt raus mit der Sprache!

Es geht um das unscheinbare Tool namens Make.com*. Damit wird dein Business eine runde Sache. Mit dem Webdienst verlierst du keine wertvollen Kontakte und kannst nahezu alles automatisieren. Dies spart dir wieder jede Menge Zeit und Geld und reduziert gleichzeitig auch die Fehleranfälligkeit. Solche Business Tools solltest du auf jeden Fall integrieren und nutzen.

Schau dir Make an. Die Möglichkeiten sind schier unmöglich. An die 4000 verschiedene Apps können miteinander synchronisiert und verbunden werden.

Starte hier unbedingt mit der kostenlosen Version und werde mit Make vertraut. Mir reicht bis jetzt die kostenlose Version aus und ich weiss, dass auch du damit schon ziemlich weit kommst.

Alle Business Tools auf einen Blick

1. MONDAY.COM* Projekte | CRM | Leads
2. ALL-INKL.COM* Domains | Hosting
3. WORDPRESS Websitesoftware
4. ELEMENTOR* Pagebuilder für WordPress
5. RANK MATH Suchmaschinenoptimierung SEO
6. CANVA.COM* Grafikprogramm
7. TIDYCAL* Buchungstool Kalender
8. MEMBERSPOT* Profi Mitgliederbereich
9. COPECART* Zahlungsanbieter
10. BILLOMAT* Rechnungen schreiben
11. ACTIVECAMPAIGN* Newsletterservice
12. BREVO Newsletterservice
13. MAKE.COM* Tools miteinander verbinden

Fazit – Business Tools

Diese Liste werde ich für dich immer aktuell halten und auch ergänzen. Wenn du also das nächste Mal auf der Suche nach guten oder neuen Business Tools bist, schau einfach hier vorbei. Vermisst du ein Tool hier, gib mir doch bitte kurz Bescheid. Ich liebe es, neue Tools zu testen.