The 5 Best Digital Nomad Tools

More and more of you are working remotely these days. I do that too, as some of you may have guessed. Digital nomad tools have been a part of my everyday life for years. Working remotely requires not only a lot of discipline but also clever tools. Especially if you're traveling the world and don't always have access to your mailbox at home.

Von papierlosem Büro, bis hinzu Scanservices für deine Post, Weiterbildung unterwegs und einfache Businesstools für Rechnungsstellung, Memberbereiche, Newsletter etc. ist alles dabei. Prinzipiell kannst du mit diesen Tools dein digitales Business sofort starten. Oder du erfreust dich einfach ab der Tatsache, dass das Führen deines Geschäfts ab jetzt dank der richtigen Tools leichter und klarer wird. Also lass uns starten…achso, wenn du mich kennst, dann weisst du auch, dass ich dir jetzt nicht einfach Tool eins bis fünf aufliste. Es gibt am Ende auch noch eine kleine Überraschung. Aber nicht schummeln, wir starten hier mit Punkt 1!! 😉

Paperless Office - An Office Without Paperwork

After all these years, I've digitized my office more and more. I've been living with a paperless office since 2009. If an invoice still arrives on paper, I scan it and burn it. Okay, I throw it away, but it can sound a bit more dramatic 🙂 The advantage isn't just that you have all your important documents with you on the go. You also have nice order at home and in the office. Nothing is piling up anymore. Your mind likes that, and it just feels better.

Of course, there's still a lot of paperwork to do even when everything is digitized. I haven't found any digital nomad tools for that yet. Unfortunately, you can't get around it at first. There might be a post about ways to reduce it at some point.

So that you can truly find everything, I recommend a clear folder structure to you first. The smarter and more precise you set this up, the easier it will be for you later on. I have a maximum of three levels so that it remains manageable.

I also named the files so that I can quickly find every document using the search function. I write the date at the beginning in YYMMDD format, so all documents are sorted by date when the sorting is set to „Name ABC“. Then comes the company or bank, essentially the sender, and then I mention what kind of document it is. For example: 210822_Hotel_The_Crane_Billing_Room.pdf. This invoice would now be filed under Reisen_Barbados.

Once you start this system and stick with it, you'll realize how easy and clear it all is. Of course, at the beginning, you'll spend days and nights scanning things in.

My Recommendation - Digital Nomad Tools

I use this for Google Drive and the SwiftScan App. Diese beiden lassen sich ganz leicht miteinander verbinden. Du scannst ein Dokument mit SwiftScan und die App speichert in deinem Drive ein PDF, auch problemlos mit mehreren Seiten. Einmal im Monat benenne ich die Dateien dann um und sortiere sie entsprechend ein. Die Pro-Version von SwiftScan kostet ca. 8 EUR. Das ist die App definitiv wert. Ich bin gleich mit der Pro Version gestartet, aber du solltest sie natürlich erstmal gratis ausprobieren.

Bonus Tip – Digital Nomad Tools
An alle Minimalisten unter euch. Sicher hast auch du Dinge in deinem Leben, von denen du dich einfach nicht trennen kannst. In den seltensten Fällen sind das allerdings wirklich brauchbare Dinge. Dabei geht es meist „nur“ um die Erinnerung. Wer hat dir das geschenkt oder wo und in welcher Situation hast du den siebten Traumfänger auf Bali gekauft? Der Lonely Planet Reiseführer aus Ibiza, der dich und deine Freunde vor 10 Jahren zu den besten Partys gebracht hat….usw. Auch hier kommt Google Drive ins Spiel.

I photograph things that are important to me and then get rid of them, sell them, donate them, or give them away. This way, I always have the picture with me and can remember the great moments, but I no longer have the „junk“ lying around in my apartment or basement. This might sound harsh, but it has its advantages in the end.

2. Scan Services for your Mail

Following up on the first point, perhaps you also have the problem that your mail is thousands of kilometers away at home. While I'm writing this post, my mailbox is 7365 km away. That makes scanning it a bit difficult. To keep my ecological footprint morally justifiable for me, I use PEAX. This is a scanning service from Switzerland. You get an address in Baar in the canton of Zug and can have your mail sent there. If you stay under a certain number of shipments per year, the service is even free.

I've been using this service for 2 years and haven't had to pay anything yet. You get an email when mail is received for you, and then you can log in and download the PDF. It works really well. Afterwards, I rename the file and sort it according to my folder structure from Digital Nomad Tools, point 1.

A German counterpart, by the way, is Caya. Ich kann dazu nicht viel sagen, ausser dass es sehr viele nutzen und es oft in Vergleichen mit anderen Digitale Nomaden Tools genannt wird.

Update: September 23, 2022

PEAX hat nun leider nur noch einen kostenpflichtigen Service. Der günstigste liegt bei 19.90 CHF im Monat. Darin enthalten ist allerdings die Postumleitung, sodass nun alle Post automatisch zu PEAX umgeleitet wird. Insgesamt kannst du 250 Sendungen damit empfangen. Für mich ist das ein Grund, von PEAX wegzugehen und nach einer Alternative zu suchen. Dabei sind nicht die Kosten das Problem, sondern die Tatsache, dass auschliesslich alle meine Post zu PEAX geht. Das ist ökologisch sinnfrei, da nicht alle Post zweimal durch die Schweiz geschickt werden muss. Zuvor konnte ich steuern, welche Post zu PEAX und welche an meine Postadresse geschickt werden soll.

If any of you have a tip for a similar service in Switzerland, please. contacted Me 🙂

3. Withdraw money abroad for free

Whether you travel a lot or just cross the border more often as a shopping tourist. Withdrawing free cash abroad and at the best exchange rates is always worthwhile. By free, I mean fee-free, of course 😛 (If you find a legal way to withdraw money for free, please be sure to let me know!)

Dank der NEO-Banken ist das Abheben von Geld im Ausland mittlerweile keine grosse Sache mehr. So dürfen in dieser Liste der Top 5 Digital Nomad Tools the companies Revolut and Wise Don't miss out.

I've been using both services since 2019 and haven't paid any exchange rate fees since then. When you travel abroad, you simply set the corresponding country and pay locally as if it were a local bank card. It's super duper convenient.

Von beiden Anbietern bekommst du eine Prepaid-Karte (Visa oder MasterCard) und kannst diese mit deinem heimischen Bankkonto verbinden bzw. mit einer Kreditkarte. Meine Revolutkarte nutze ich täglich und für alles, auch in Europa. Die Wise-Karte ist für mich als Backupkarte immer dabei. Ich habe dort alles so eingestellt, dass sobald mein Kartenbetrag unter einen bestimmten Wert fällt, automatisch ein fixer Betrag wieder aufgeladen wird. So kannst du die Karte quasi wie eine echte Kreditkarte verwenden. Aufladen, Geld abheben und bezahlen in Geschäften ist gratis. Auf Dauer macht sich das ganz schön bemerkbar.

Revolut

Ich bevorzuge Revolut, weil ich dort den Kundenservice besser finde und weil es einen Premiumplan gibt. Dadurch kannst du beispielsweise höhere Beträge im Ausland abheben und auch die Lounge im Flughafen ist inklusive. Das allerdings nur, wenn dein Flug Verspätung hat. Aber es funktioniert prima. Des Weiteren gibt es einen Cashback, der praktisch die jährliche Gebühr von ca. 150 EUR bezahlt.

With these two digital nomad tools, you can definitely save a lot of money!

4. Further Education While Traveling

„Travel educates,“ tweeted Leonardo da Vinci on his blog when he was the first person to fly to America in 1492. Of course, I benefit from such traditions when I travel.

But besides cultural enrichment, there are other areas in which I want to further my education. Of course, there are numerous coaches and trainers out there who offer you podcasts 24/7. However, I prefer books. Books that unfortunately become baggage on trips. In 2014, I on our trip to the USA I envied the people who sat on the plane with their Kindles. How practical is that? I had three books with me that felt like bricks.

Amazon Kindle E-Book Reader

I also contacted Jeff Bezos, who promptly sent me one of these Kindle devices. Since then, I've gotten used to the difference between paper and e-book readers. The feel of the Kindle is really fantastically implemented. The surface feels very authentic, like paper, and thanks to E-Ink, the battery lasts about two weeks. Plus, you can take a huge library with you. The Kindle can hold about 10,000 books. That should be enough for the next few years.

Nevertheless, I had another problem: I really enjoy reading and read very quickly, but I'm not managing one or two books a week at the moment. I spend time every day running on the beach and also 30 minutes in the car. The kids have to go to school. Reading isn't exactly safe then 🙂

My recommendation

Audible. Ich habe mich seit 2020 mehr und mehr an Hörbücher gewöhnt. Das geht im Auto und am Strand und erlaubt mir, zwei Bücher pro Woche nebenbei zu lesen bzw. hören. Mit der App auf dem Handy kannst du prima Lesezeichen setzen. So kannst du wichtige Passagen einfach nochmal hören. Für mich ist Audible eines der Tools für Digitale Nomaden, die ich täglich nutze. Einmal am Monatsende sortiere ich die Lesezeichen und notiere mir dann in einem Dokument alle wichtigen Stellen, die ich mir gerne behalten möchte und umsetzen möchte.

Because remember: It's not about knowing as much as possible, but the power lies in implementation.

5. Packing List for Web Nomad Helene – Business Tools

Hier nun ein ganz besonderes Highlight und die oben erwähnte Überraschung. Das fünfte Tool, das ich dir vorstellen möchte, ist ein professionelles Sammelsurium von Digital Nomad Tools. Hier findest du eines der besten Rechnungstools auf dem Markt und du bekommst Rabatte auf viele Apps und Tools. Auch zeigen wir dir Coachy*, den intuitiven Mitgliederbereich unseres Vertrauens. Ich nutze selbst einige der Tools und bin damit super happy.

Rank Math

Mein Lieblingstool ist tatsächlich das SEO-Tool Rank Math, das Helene empfiehlt. Das mag sich tot langweilig anhören, aber ich liebe SEO und kann mich hier auf meinem Blog damit auch total ausleben. Ich nutze die kostenpflichtige Version von Rank Math und lande damit regelmässig auf der ersten Seite bei Google.

Helene has tested countless tools on the market and uses the tools she recommends in her packing list herself. This ensures that all tools work remotely and even with a weak internet connection. As a branding expert, Helene relies on tools for invoicing, newsletter services, membership areas, payment providers, graphic tools, and much more.

Packing List for Digital Nomads

Especially when you're just starting out with your business, you can save a lot of time and energy with all these tools. Helene has now put the packing list into a short video course where she gives you even more tips.

6. Conclusion

Working on the go and using great locations as your office has its advantages. But you also need the right equipment and preparation. With my 5 best digital nomad tools, you should be equipped. Equipped for the perfect start of your business or for optimization. Enjoy your travels and especially the many, countless opportunities that we all have had for a few years now.

Here again is the complete list of all featured tools for digital nomads

• SwiftScan App and Google Drive for your documents
• PEAX or Caya for your mail
• Revolut or Wise for your finances
• Audible for your professional development
• Toolbox von KDS.MEDIA

When building a business, you can KDS.MEDIA By the way, I can also help with that. Branding and brand building form the foundation for your business. Go ahead and check her out.

Please let me know in the comments where you're working from right now. What's an indispensable tool for you? Maybe it'll be interesting for me too, and I'll add it to my list.