Die 5 besten Digitale Nomaden Tools

Mittlerweile arbeiten immer mehr von euch von unterwegs aus. Ich mach das ja auch, wie der ein oder andere sich sicher denken kann. Digitale Nomaden Tools gehören schon seit Jahren zu meinem Alltag. Ortsunabhängiges Arbeiten erfordert nicht nur viel Disziplin, sondern auch schlaue Werkzeuge. Vor allem, wenn du weltweit unterwegs bist und auch nicht immer so Zugang zu deinem Briefkasten daheim hast.

Von papierlosem Büro, bis hinzu Scanservices für deine Post, Weiterbildung unterwegs und einfache Businesstools für Rechnungsstellung, Memberbereiche, Newsletter etc. ist alles dabei. Prinzipiell kannst du mit diesen Tools dein Digitales Business sofort starten. Oder du erfreust dich einfach ab der Tatsache, dass das Führen deines Geschäfts ab jetzt Dank der richtigen Tools leichter und klarer wird. Also lass uns starten…achso, wenn du mich kennst, dann weisst du auch, dass ich dir jetzt nicht einfach Tool eins bis fünf aufliste. Es gibt am Ende auch noch eine kleine Überraschung. Aber nicht schummeln, wir starten hier mit Punkt 1!! 😉

1. Paperless Office – Ein Büro ohne Papierkram

Nach all den Jahren habe ich mehr und mehr mein Büro digitalisiert. Seit 2009 bereits lebe ich mit einem paperless Office. Kommt eine Rechnung noch auf Papier, wird sie eingescannt und verbrannt. Okay, ich werfe sie weg, aber bisschen dramatischer darf es sich ja anhören 🙂 Der Vorteil ist nicht nur, dass du unterwegs alle wichtigen Dokumente dabei hast. Du hast auch zuhause und im Büro immer schön Ordnung. Es stapelt sich nichts mehr. Das mag dein Kopf und es fühlt sich einfach besser an.

Selbstverständlich gibt es dennoch immer viel Papierkram zu erledigen, auch wenn alles digitalisiert ist. Dafür habe ich bisher keine Digitale Nomaden Tools gefunden. Da kommst du leider erstmal nicht rum. Zu den Möglichkeiten wie du das reduzieren kannst, gibt es irgendwann vielleicht auch mal einen Beitrag.

Damit du wirklich alles immer findest, empfehle ich dir zunächst eine klare Ordnerstruktur. Je schlauer und genauer du diese anlegst, desto leichter hast du es später. Ich habe maximal drei Ebenen, damit es übersichtlich bleibt.

Ich habe mir die Dateinamen auch so angelegt, dass ich mit der Suchfunktion jedes Dokument schnell finde. An den Anfang schreibe ich das Datum im Format YYMMDD, somit sind die Dokumente alle dem Datum nach sortiert, wenn die Sortierung auf „Name ABC“ eingestellt ist. Dann kommt die Firma oder Bank, quasi der Absender und anschliessend erwähne ich was für ein Dokument es ist. Beispielsweise: 210822_Hotel_The_Crane_Abrechnung_Zimmer.pdf. Diese Rechnung wäre jetzt unter Reisen_Barbados abgelegt.

Wenn du dieses System mal anfängst und durchziehst, merkst du, wie leicht und klar das alles ist. Am Anfang sitzt du natürlich tage- und nächtelang da und scannst Zeug ein.

Meine Empfehlung – Digitale Nomaden Tools

Ich nutze dafür Google Drive und die SwiftScan App. Diese beiden lassen sich ganz leicht miteinander verbinden. Du scannst ein Dokument mit SwiftScan und die App speichert in dein Drive ein PDF, auch problemlos mit mehrere Seiten. Einmal im Monat benenne ich die Dateien dann um und sortiere sie entsprechend ein. Die Pro Version von SwiftScan kostet ca. 8 EUR. Das ist die App definitiv wert. Ich bin gleich mit der Pro Version gestartet, aber du solltest sie natürlich erstmal gratis ausprobieren.

Bonustipp – Digitale Nomaden Tools
An alle Minimalisten unter euch. Sicher hast auch du Dinge in deinem Leben, von denen du dich einfach nicht trennen kannst. In den seltensten Fällen sind das allerdings wirklich brauchbare Dinge. Dabei geht es meist „nur“ um die Erinnerung. Wer hat dir das geschenkt oder wo und in welcher Situation hast du den siebten Traumfänger auf Bali gekauft. Der Lonelyplanet Reiseführer aus Ibiza, der dich und deine Freunde vor 10 Jahren zu den besten Parties gebracht hat….usw. Auch hier kommt Google Drive ins Spiel.

Ich fotografiere Dinge, die mir wichtig sind und entsorge sie anschliessend bzw. verkaufe, spende oder verschenke sie. So habe ich das Bild immer dabei, kann mich dadurch an die tollen Momente erinnern, habe aber den „Krempel“ nicht mehr in der Wohnung oder im Keller liegen. Das hört sich jetzt hart an, hat aber seine Vorteile am Ende.

2. Scan Services für deine Post

Anknüpfend an den ersten Punkt, hast du vielleicht auch das Problem, dass deine Post zuhause mehrere tausend Kilometer weg liegt. Während ich diesen Beitrag hier schreibe, ist mein Briefkasten 7365 km entfernt. Das erschwert das Einscannen ein wenig. Damit mein ökologischer Fussabdruck für mich moralisch vertretbar bleibt, nutze ich PEAX. Das ist ein Scan Service aus der Schweiz. Du bekommst dort eine Adresse in Baar im Kanton Zug und kannst deine Post dort hin schicken lassen. Bleibst du da unter einer gewissen Anzahl Sendungen im Jahr, ist der Service sogar kostenlos.

Ich nutze diesen Service seit 2 Jahren und habe bisher noch nichts dort zahlen müssen. Du bekommst eine E-Mail, wenn Post für dich eingeht und kannst dich dann einloggen und das PDF herunterladen. Das funktioniert echt gut. Danach benenne ich die Datei um und sortiere sie gemäss meiner Ordnerstruktur aus Digitale Nomaden Tools Punkt 1 ein.

Ein deutsches Pendant ist übrigens Caya. Ich kann dazu nicht viel sagen, ausser dass es sehr viele nutzen und es oft in Vergleichen mit anderen Digitale Nomaden Tools genannet wird.

Update: 23. September 2022

PEAX hat nun leider nur noch einen kostenpflichtigen Service. Der günstigste liegt bei 19.90 CHF im Monat. Darin enthalten ist allerdings die Postumleitung, sodass nun alle Post automatisch zu PEAX umgeleitet wird. Insgesamt kannst du 250 Sendungen damit empfangen. Für mich ist das ein Grund, von PEAX wegzugehen und nach einer Alternativen zu suchen. Dabei sind nicht die Kosten das Problem, sondern die Tatsache, dass auschliesslich alle meine Post zu PEAX geht. Das ist ökologisch sinnfrei, da nicht alle Post zweimal durch die Schweiz geschickt werden muss. Zuvor konnte ich steuern, welche Post zu PEAX und welche an meine Postadresse geschickt werden soll.

Wenn jemand von euch einen Tipp für einen ähnlichen Service in der Schweiz hat, bitte kontaktiert mich 🙂

3. Kostenlos Geld im Ausland abheben

Ob du viel am Reisen bist oder einfach nur als Einkaufstourist öfter mal über die Grenze fährst. Kostenloses Geld im Ausland abheben und das zu besten Wechselkursen lohnt sich doch immer. Mit kostenlose meine ich natürlich gebührenfrei 😛 (Sofern du eine legale Möglichkeit findest, Geld kostenfrei abzuheben, lass es mich bitte unbedingt wissen!)

Dank der NEO Banken ist das Abheben von Geld im Ausland mittlerweile keine grosse Sache mehr. So dürfen in dieser Liste der Top 5 Digitale Nomaden Tools die Firmen Revolut* und Wise* nicht fehlen.

Ich nutze beide Dienste seit 2019 und zahle seitdem keine Wechselkursgebühren mehr. Wenn du ins Ausland fährst, stellst du einfach das entsprechende Land ein und zahlst vor Ort so, als wäre es eine lokale Bankkarte. Das ist super duper praktisch.

Von beiden Anbietern bekommst du eine Prepaid-Karte (Visa oder MasterCard) und kannst diese mit deinem heimischen Bankkonto verbinden bzw. mit einer Kreditkarte. Meine Revolutkarte nutze ich täglich und für alles, auch in Europa. Die Wisekarte ist für mich als Backupkarte immer dabei. Ich habe dort alles so eingestellt, dass sobald mein Kartenbetrag unter einen bestimmten Wert fällt, automatisch ein fixer Betrag wieder aufgeladen wird. So kannst du die Karte quasi wie eine echte Kreditkarte verwenden. Aufladen, Geld abheben und bezahlen in Geschäften ist gratis. Auf Dauer macht sich das ganz schön bemerkbar.

Revolut

Ich bevorzuge Revolut, weil ich dort den Kundenservice besser finde und weil es einen Premiumplan gibt. Dadurch kannst du beispielsweise höhere Beträge im Ausland abheben und auch die Lounge im Flughafen ist inklusive. Das allerdings nur, wenn dein Flug Verspätung hat. Aber es funktioniert prima. Desweiteren gibt es einen Cashback, der praktisch die jährliche Gebühr von ca. 150 EUR bezahlt.

Mit diesen beiden digitale Nomaden Tools kannst du aber definitiv viel Geld sparen!

4. Weiterbildung auf Reisen

„Reisen bildet“, so twitterte bereits Leonardo Da Vinci auf seinem Block, als er 1492 als erster Mensch nach Amerika geflogen ist. Auf Reisen profitiere ich natürlich von solchen Überlieferungen.

Aber neben kultureller Weiterbildung gibt es weitere Bereiche in denen ich mich weiterbilden möchte. Selbstverständlich gibt es zahlreiche Coaches und Trainer da draussen, die dir 24/7 Podcasts anbieten. Ich bevorzuge allerdings Bücher. Bücher, die auf Reisen leider zu Ballast werden. 2014 habe ich auf unserer Reise in die USA die Menschen beneidet, die mit ihrem Kindle im Flieger gesessen sind. Wie praktisch ist das denn? Ich hatte drei Bücher dabei, die sich wie Backsteine anfühlten.

Amazon Kindle E-Book Reader

Also kontaktierte ich Jeff Bezos, der mir prompt eines dieser Kindle Teile lieferte. Seitdem habe ich mich an den Unterschied zwischen Papier und E-Book Reader gewöhnt. Die Haptik ist beim Kindle wirklich fantastisch umgesetzt. Die Oberfläche fühlt sich sehr authentisch nach Papier an und durch die E-Ink hält der Akku circa zwei Wochen. Ausserdem kannst du eine riesige Bibliothek gleich mitnehmen. Auf den Kindle passen etwa 10’000 Bücher. Das sollte für die nächsten Jahre reichen.

Dennoch hatte ich ein weiteres Problem: Ich lese zwar sehr gerne und sehr schnell, aber auf ein oder zwei Bücher pro Woche komme ich zur Zeit nicht. Ich verbringe jeden Tag Zeit beim Laufen am Strand und auch 30 Minuten im Auto. Die Kids müssen halt zur Schule. Da ist Lesen nicht ganz ungefährlich 🙂

Meine Empfehlung

Audible. Ich habe mich über die letzten zwei Jahre mehr und mehr an Hörbücher gewöhnt. Das geht im Auto und am Strand und erlaubt mir, zwei Bücher pro Woche nebenbei zu lesen bzw. hören. Mit der App auf dem Handy kannst du prima Lesezeichen setzen. So kannst du wichtige Passagen einfach nochmal hören. Für mich ist Audible eines der Tools für Digitale Nomaden, die ich täglich nutze. Einmal am Monatsende sortiere ich die Lesezeichen und notiere mir dann in einem Dokument alle wichtigen Stellen, die ich mir gerne behalten möchte und umsetzen möchte.

Denn denke daran: Es geht nicht darum möglichst viel zu Wissen, sondern in der Umsetzung liegt die Kraft.

5. Packliste von Webnomadin Helene – Businesstools

Hier nun ein ganz besonderes Highlight und die oben erwähnte Überraschung. Das fünfte Tool, das ich dir vorstellen möchte ist ein professionelles Sammelsurium von Digitale Nomaden Tools. Hier findest du eines der besten Rechnungstools auf dem Markt und du bekommst Prozente auf Memberspot, dem intuitivsten und besten Mitgliederbereich. Falls du also digitale Produkte anbietest oder anbieten möchtest, dann lade dir unbedingt die Packliste von Webnomadin Helene runter. Damit hast du eine Basisausstattung an Digitale Nomaden Tools. Ich nutze selbst einige der Tools und bin damit super happy.

Rank Math

Mein Lieblingstool ist tatsächlich das SEO Tool Rank Math, das Helene empfiehlt. Das mag sich tot langweilig anhören, aber ich liebe SEO und kann mich hier auf meinem Blog damit auch total ausleben. Ich nutze die kostenpflichtige Version von Rank Math und lande damit regelmässig auf der ersten Seite bei Google.

Helene hat unzählige Tools am Markt getestet und nutzt selbst die Tools, die sie in ihrer Packliste empfiehlt. Dadurch kannst du sicher sein, dass alle Tools remote und auch mit schwacher Internetverbindung funktionieren. Als Brandingexpertin ist Helene auf Tools für die Rechnungsstellung, Newsletterservices, Mitgliederbereiche, Zahlungsanbieter, Grafiktools uvm. angewiesen.

Packliste für Digitale Nomaden

Gerade wenn du noch am Anfang mit deinem Business stehst, kannst du mit all diesen Tools eine Menge Zeit und Nerven sparen. Helene hat die Packliste mittlerweile in einen kleinen Videokurs verpackt, in dem sie dir noch mehr Tipps an die Hand gibt.

6. Fazit

Unterwegs zu arbeiten und tolle Locations als Büro zu nutzen hat seine Vorteile. Aber du brauchst auch die richtige Ausstattung und auch Vorbereitung. Mit meinen 5 besten Digitale Nomaden Tools solltest du gerüstet sein. Gerüstet für den perfekten Start deines Unternehmens oder zur Optimierung. Geniesse deine Reisen und vor allem die vielen, unzähligen Möglichkeiten, die wir alle seit ein paar Jahren haben.

Hier noch einmal die komplette Liste aller vorgestellten Tools für Digitale Nomaden

• SwiftScan App und Google Drive für deine Dokumente
• PEAX oder Caya für deine Post
• Revolut oder Wise für deine Finanzen
• Audible für deine Weiterbildung
• Packliste Webnomadin für dein Business

Beim Geschäftsaufbau kann dir Webnomadin Helene übrigens auch behilflich sein. Das Branding und der Markenaufbau bilden dabei das Fundament für dein Unternehmen. Schau doch mal bei ihr vorbei.

Lass mich doch mal bitte in den Kommentare wissen, von wo du aus gerade arbeitest. Welches ist ein unverzichtbares Tool für dich? Vielleicht ist es ja für mich auch spannend und ich nehme es in meine Liste auf.